Zeit und Tätigkeitserfassung

Zeit und Tätigkeitserfassung

Zeit und Tätigkeitserfassung

Das korrekte Buchen von Tätigkeiten ist in vielen Unternehmen immer wieder Thema, denn ungenaue Buchungen summieren sich und führen bei näherer Betrachtung zu nicht unerheblichen Umsatzeinbußen.

Ein Beispiel:

Ein IT-Unternehmen verlangt einen Stundensatz für Supportanfragen von 100 € pro Stunde. Alle Mitarbeiter sind eifrig bei der Sache, eine Anfrage jagt die Nächste. Nachdem ein Fall gelöst ist, läutet das Telefon schon wieder. Am Ende des Tages waren es so viele Anfragen, dass im Nachhinein nicht mehr zu 100% festgestellt werden kann, welche Tätigkeit wie lange gedauert hat. Nur 15 vergessene Minuten täglich, summieren sich binnen einer Woche, auf einen Verlust von 125 € pro Mitarbeiter. Besteht das Supportteam aus acht Personen, liegt der Umsatzverlust bei 1000 € die Woche. Das macht mehr als 4000€ pro Monat und endet in einem Umsatzverlust von über 48.000€ pro Jahr! Eine korrekte Zeit- und Tätigkeitserfassung ist also enorm wichtig, um unnötige Verluste zu vermeiden.

Einfach und effizient

Damit Sie der Belegschaft das korrekte Zeit- und Tätigkeiten buchen so einfach wie möglich machen, ist eine smarte Bedienung unerlässlich. Ein einfaches stoppen der Zeit, funktioniert dabei in den seltensten Fällen.

Um gebuchte Tätigkeiten im Anschluss auch richtig verrechnen zu können, muss die Tätigkeit zunächst dem entsprechenden Kunden zugeordnet werden. Zudem gibt es Parameter wie  Anfahrtspauschalen, oder individuelle Stundensätze, welche sich auf die Rechnungssumme auswirken. Um all das mühsame Eintragen schnell und effizient erledigen zu können, wurde im banibis ERP vorgearbeitet.

Die banibis’sche Zeiterfassung

Im banibis ERP wird den buchenden Mitarbeitern bereits im Vorhinein viel Arbeit abgenommen. Um bei der Zeit- und Tätigkeitserfassung Zeit zu sparen werden Kunden- und Projektdaten bereits im Vorfeld zentral im System hinterlegt und sind fortan mit nur wenigen Klicks abrufbar. Unterschiedliche Stundensätze, oder bereits gekaufte Stundenpools, werden ebenso, bereits im Vorhinein im jeweiligen Projekt definiert. Ein so vorbereitetes System bietet nun alle Voraussetzungen, um ein schnelles Erfassen von Zeit und Tätigkeiten zu gewährleisten.  

Für jeden etwas

Im banibis ERP gibt es momentan drei unterschiedliche Arten mit denen Zeit und Tätigkeiten gebucht werden können. So findet jedes Unternehmen die  passende Vorgehensweise für den eigenen Workflow.
Die Ticketbuchung Die Buchung von Tätigkeiten birgt viel Potenzial für Interessante Auswertungen. Um beispielsweise nachvollziehen zu können, wie viele Stunden mit ein und dem selben Thema verbracht wurden, ist es ratsam zuvor ein Ticket anzulegen, auf das anschließend immer wieder gebucht werden kann. So besteht stets direkter Zugriff auf die Timeline und es kann einfach nachvollzogen werden, welche Schritte zur Lösung des jeweiligen Tickets, bereits getätigt wurden. Bei dieser Form der Buchung wird die Tätigkeit, direkt im Ticket, über die Ticket-Timeline erfasst. Kunde und Projekt wurden im besten Fall bereits bei der ersten Buchung hinterlegt und werden bei jeder Folgebuchung automatisch ausgefüllt. So muss ausschließlich die Tätigkeitsbeschreibung hinterlegt werden.  
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Das Ticket

Eingemeldete Anfragen, oder interne Aufgaben, werden in Form von Tickets im System abgelegt.

Die so erstellten Tickets können mit wichtigen Infos wie beispielsweise Kundendaten ausgestattet werden. Zudem kann das Ticket, verschiedenen Personen, die bereits im System erfasst wurden, zugeteilt werden.

Hier wird unterschieden zwischen: Requestor, Bearbeiter Beobachter sowie Firmen und Kunde. Das Arbeiten mit Tickets sorgt für mehr Übersicht, dient statistischen Auswertungen und steigert die Servicequalität gegenüber dem Kunden.

Die Standardbuchung Es ist aber auch möglich ohne Ticket zu buchen. In diesem Fall ruft man in der Menüleiste unter Listen, die Entität Tätigkeiten auf. Hier findet man, neben einer Kalenderübersicht, mit allen angelegten Tätigkeiten, auch ein Formular in dem nun alle Eckdaten zur jeweiligen Buchung vorgenommen werden können. Gibt man den Titel oder die Nummer eines Projektes im Projektfeld ein, wird der Kunde automatisch übernommen. Auch ein Ticket kann bei dieser Form der Buchung hinterlegt werden.  
Die Supportbuchung Für telefonische Support-Fälle gibt es im System ein eigenes Tätigkeiten-Widget, welches angepinnt werden kann und so stets sichtbar ist. Mit einem Start und Stopp Button können die Tätigkeiten minutengenau erfasst werden. Zudem ist es möglich mit nur einem Klick, direkt aus dem Widget, ein Ticket zu erstellen und dieses während der Kommunikation mit dem Kunden zu bearbeiten. Der Bearbeiter wird automatisch bei der Erstellung im Ticket hinterlegt.  

Automatisierter Übertrag in Anwesenheiten

Um die einzelnen Arbeitsschritte weiterhin zu reduzieren, können gebuchte Tätigkeiten,  auch gleich in die Anwesenheitserfassung übernommen werden. Hierzu gibt es das Anwesenheitswidget, mit dem man den betreffenden Tag auswählt und die Auswahl anschließend in die Anwesenheiten überführen kann.

 

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