Projekte haben keinen guten Ruf. Vielen sträuben sich die Haare, wenn sie nur das Wort hören. Leider bestätigen viele Studien und Untersuchungen dieses Image immer wieder: ca. 30% der Projekte scheitern und werden abgebrochen, die Erfolgsquote von Projekten liegt bei 40%, Kosten und Laufzeit explodieren während des Projekts. Keine Branche ist davon ausgenommen, auch nicht die IT-Branche. Als häufigste Ursachen für Budget- und Zeitüberschreitung werden bei IT-Projekten eine unrealistische Projektdimensionierung, größere ungeplante Entwicklungsprobleme und fehlende Ressourcen und Kompetenzen genannt.

Doch welche Ableitungen können nun getroffen werden? Keine Projekte mehr annehmen? Oder grundsätzlich davon ausgehen, dass man das neu gewonnene Projekt zum Selbstkostenpreis abwickeln wird?

Jeder Misserfolg hat zwei Seiten

Dass Projekte meistens anders laufen als geplant, haben die Meisten im Laufe ihrer Berufslaufbahn irgendwann feststellen müssen. Egal in welcher Rolle man am Projekt beteiligt war, sei es auf Auftraggeber- oder Auftragnehmerseite. Für Beide kann es weitreichende Folgen haben, die sich auch finanziell auswirken. Tritt der Worst Case ein und muss das Projekt abgebrochen werden, hat der Kunde das Gefühl mit bereits geleisteten Teilzahlungen Geld zum Fenster hinaus geworfen zu haben und der Anbieter, dass er auf bereits entstandene Kosten sitzen bleibt.

Für den Auftragnehmer ist es noch schlimmer, wenn nach Projektende festgestellt wird, dass nicht kostendeckend gearbeitet wurde. Zu diesem Zeitpunkt hat er keine Möglichkeit mehr, mit dem Kunden den Preis nachzuverhandeln. Langfristig lässt sich eine solche Vorgehensweise nicht finanzieren, schließlich sollen die Einnahmen die Ausgaben decken und auch Gewinn abwerfen, um das Überleben eines Unternehmens zu sichern.

Aber nicht nur der finanzielle Aspekt trägt zum Erfolg oder Misserfolg eines Projektes bei. Auch die Zeitplanung ist ein Erfolgsfaktor. Kann der ursprüngliche Zeitplan nicht eingehalten werden, hat das wieder auf beiden Seiten Auswirkungen: Der Kunde hat nach Projektende weitere Maßnahmen geplant, die sich dann ebenso zeitlich verzögern. Beim Anbieter bleiben Ressourcen länger bei diesem Projekt gebunden, wodurch sich andere Aufträge verschieben oder sogar abgesagt werden müssen. Es ist also unerlässlich, das Projekt gut und realistisch zu planen.

Am Anfang stand die Planung

In der Planungsphase werden mit dem Kunden Ziele definiert, der Bedarf ermittelt, die Anforderungen spezifiziert und vor allem der Ablauf, die Termine sowie die Kosten abgestimmt. Den Vertragsverhandlungen liegt eine Aufwandsschätzung durch den Anbieter zugrunde. Natürlich ist das keine „Daumen mal Pi“ Überlegung, wie es das Wort „Schätzung“ vielleicht implizieren würde. Dennoch kann man bei der Kalkulation auf so manche Hindernisse stoßen:​

• Fehlende Informationen: Nicht immer sind für Projekte oder für einzelne Projektschritte Informationen verfügbar (z.B.: aufgrund fehlender Dokumentation aus vorherigen Aufträgen), die man für die Kalkulation des Aufwandes heranziehen kann. Es müssen Annahmen getroffen werden.
• Mangelnde Erfahrung: Eine Hürde, die sich nicht nur auf neuartige Projekte bezieht, wo man auf keine Erfahrungswerte zurückgreifen kann. Es betrifft genauso Projektverantwortliche, die keine Erfahrung in der Umsetzung haben, aber die Aufwandsschätzung durchführen sollen.
• Kundenerwartung & – budget: Für die Aufwandsschätzung ist es nicht förderlich, wenn man davon ausgehen muss, dass der Preis die Entscheidungsgrundlage für den Kunden sein wird und man noch dazu sein Budget nicht kennt. Oft wird dann der Aufwand geringer geschätzt, nur um den Auftrag zu gewinnen.

Muss man sich nicht mit einer der obigen Hürden auseinandersetzen, heißt das leider noch immer nicht, dass man das Projekt perfekt kalkuliert hat. Gerade bei IT-Projekten kommt es häufig vor, dass Kunden während des Projekts zusätzliche Anforderungen stellen, bestehende Anforderungen nicht eindeutig formuliert waren oder modifiziert werden. Die Qualität der Aufwandsschätzung wird somit von internen und externen Faktoren beeinflusst – und das auch während der Durchführungsphase.

Soll und Ist für jetzt und später

Die Bedeutung des Projektcontrollings ist somit eindeutig: Durch das Gegenüberstellen der geschätzten und tatsächlichen Aufwände wird der Projekterfolg gemessen, und das nicht nur nach Projektabschluss, sondern auch während der Laufzeit. Dies ermöglicht es, rechtzeitig eingreifen zu können, wenn die tatsächlichen Aufwände die geplanten übersteigen.

Im banibis ERP kann bei den Tickets ein geschätzter Aufwand hinterlegt werden. Sobald Tätigkeiten diesem Ticket zugebucht werden, wird in der Ticketsuche in der Soll-Ist-Spalte angezeigt, wie viel des geplanten Aufwands durch gebuchte Tätigkeiten aufgebraucht ist. Um bei einem Projekt, dem mehrere Tickets zugeordnet sind, kritische Prozessschritte schneller zu erfassen, sind die Prozentwerte farbcodiert. So ist mit einem Blick erkennbar, welche Tickets im grünen Bereich liegen und bei welchen Tickets die gebuchten Tätigkeiten den geschätzten Aufwand überschritten haben.

Bei aktuellen Projekten ermöglicht der Soll-Ist-Vergleich ein Einschreiten, wenn der tatsächliche Aufwand kurz davor steht, den geplanten Aufwand zu übersteigen. Intern kann abgeklärt werden, ob der Prozessschritt noch in der geplanten Zeit erledigt werden kann bzw. welche Maßnahmen helfen können, die Zeitvorgabe einzuhalten. Sollte eine massive Überschreitung zu erwarten sein, kann der Kunde zeitgerecht über die Verzögerung und dadurch entstandene Mehrkosten informiert werden.

Gleichzeitig dient der Soll-Ist-Vergleich als eine Art Dokumentation. Für wiederkehrende Tätigkeiten oder gleiche Prozessschritte können die Aufwände in künftigen Projekten genauer kalkuliert werden, da man auf die dokumentierten Erfahrungswerte zurückgreifen kann. Damit leistet der Soll-Ist-Vergleich einen Beitrag zur Einhaltung der Zeit- und Kostenplanung bei IT-Projekten und „Projekte zum Selbstkostenpreis“ gehören der Vergangenheit an.

Mit mehr Struktur zum Erfolg

Die banibis Pivot Ansicht schafft Ordnung in der Datenflut.

Um auch weiterhin sicherzustellen, dass trotz steigender Datenmenge eine bestmögliche Übersicht erhalten bleibt, wurde beschlossen die Möglichkeit einer Pivot-Darstellung in die Tätigkeitensuche zu integrieren.

Solch strukturierte Listen, bieten eine sofortige Übersicht der wichtigsten Kennzahlen ohne den Fokus versehentlich auf weniger wichtige Details zu lenken.

Die Pivot-Ansicht listet dabei sämtliche Projekte strukturiert nach Kunde auf und bietet die Option zusätzliche Informationen nach Bedarf  ein- oder auszublenden. Die Detailinformationen geben dabei vor allem Einblick in die Projektabrechnung. So werden verrechenbare und nicht verrechenbare Stunden übersichtlich einander gegenübergestellt und die Prüfung des entsprechenden Stundenaufwandes damit erheblich beschleunigt.

Durch die pointierte Visualisierung, erhält der Nutzer somit maximalen Einblick in die wichtigsten Projektdaten und kann anhand dessen, schnelle und effiziente Entscheidungen treffen. Dies erleichtert die Produktivitäts-Auswertung eines Projektes enorm und hilft zudem bei der Aufwandseinschätzung von zukünftigen Projekten. 

Bis nächste Woche, 

Euer banibis Team

Entscheiden Sie selbst was wichtig ist!

Welche Informationen schnell erfassbar sein sollten, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Im banibis ERP ist es daher ab sofort möglich, selbst zu bestimmen welche Eigenschaftsfelder in den Stammdaten angezeigt werden sollen.

Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt.
Die frei definierbaren Daten befinden sich nach erfolgreicher Integration, direkt im Stammdatenbereich. Neben der besseren Übersicht, werden so auch zeitraubende Umwege über den Eigenschaften-Bereich vermieden und die lückenlose Erfassung aller relevanten Daten sichergestellt.

Die neue Funktion beschränkt sich derzeit auf das Projekte-Modul.
Eine Einbindung in andere Objekte ist, je nach Nachfrage, aber durchaus wahrscheinlich.

Bis zum dritten Advent, mit einem weiteren brandneuen Feature aus der banibis Weihnachts-Werkstatt !

Euer banibis Team

Kleine Erweiterung großer Nutzen

Unser erstes Advent-Feature ist eine kleine (aber feine) Erweiterung der altbekannten Kanban-Ansicht. 

Während sämtliche Verknüpfungen eines Tickets, bis Dato nur in der Listenansicht angezeigt wurden, wurde diese praktische Übersicht nun auch in die Kanban-Ansicht übernommen. 

Dies hat zur Folge, dass neben den bisher eingebundenen Informationen, wie Projekt, Kunde, sowie den entsprechenden Bearbeitern, sich nun auch alle anderen verknüpften Entitäten direkt in der Ticketübersicht befinden. Dabei können die verknüpften Elemente individuell nach Geschmack, entweder textuell, oder mittels Icon dargestellt werden.

Per einfachem Mausklick gelangt man zudem direkt in das Objekt um es ohne weitere Umwege bearbeiten zu können – völlig unabhängig von der jeweiligen Darstellung.

Durch die optimierte Arbeitsoberfläche ist es uns gelungen, den Ticket-Workflow in der Kanban-Ansicht erheblich intuitiver und transparenter zu gestalten und somit ein noch effizienteres Arbeiten zu forcieren.

Bis zum zweiten Advent mit einem weiteren tollen Feature aus der banibis Weihnachts-Werkstatt !

Euer banibis Team

Es ist endlich so weit!

Die banibis Website, passt nun auch zum Rest des banibis’schen Gesamtpakets. Bunt, modern und um einiges informativer gestaltet sich der neue Seitenaufbau und löst den altbekannten One-Pager nun also endgültig ab.

Auch wenn der Relaunch durch die allgegenwärtigen Ereignisse deutlich verzögert wurde, sind wir stolz nun endlich ganz offiziell launchen zu können. “Was lange währt, wird endlich gut.” – oder so ähnlich 😉

Eine kurze Einführung in die banibis Website

Auf der Homepage unter dem Reiter Software findet sich nun eine optimale Übersicht. Hier könnt ihr nachlesen was wir als Unternehmen für unsere Kunden tun und welchen Informationsumfang das banibis ERP bietet. Im Bereich Service findet ihr eine kurze Beschreibung unserer Serviceeistungen und einen Überblick über die derzeit vorhandenen Schnittstellen.

Unter dem Punkt Referenzen gibt es eine, bisher noch eher kleine, Auswahl an bereits umgesetzten Kundenprojekten. Hier wird sich in den nächsten Monaten noch einiges tun, denn es warten noch einige Success-Stories darauf verschriftlicht zu werden. Wer sich für unseren Werdegang als Unternehmen, oder für unser cooles Team interessiert, wird im Reiter Über uns fündig. Zudem findet sich hier auch eine Kontakt-Seite mit allen Kontaktinfos und eine detaillierten Anfahrtsbeschreibung.

Auch für alle Jene, die gerne Teil des banibis Teams werden möchten, bietet der neue Jobs Bereich nun Platz für Bewerbung und Upload der Unterlagen. Und auch der bestehende Blog ist nun natürlich fixer Bestandteil der neuen Webseite und wird ab jetzt auch wieder regelmäßig mit News, Updates und internen Schmankerln befüttert.

Habt ihr Fragen, oder Inputs für unserer FAQ’S? Wir freuen uns auf Anregungen, Kritik oder Lob über das integrierte Kontaktformular. Auf unserer Facebook-Seite berichten wir übrigens laufend über alle Neuigkeiten rund um Webseite, Software und Unternehmen.

Wir wünschen ganz viel Spaß beim Erkunden und hoffen, euch nun öfter hier begrüßen zu dürfen.

Bis bald, euer banibis Team

Vertrauen ist gut, Kontrolle besser. 

Kein Mensch ist fehlerfrei. Gerade im Zuge eines langen Arbeitstages, kann es leicht passieren, dass Dinge übersehen werden und wichtige Daten, im Eifer des Gefechts, vergessen werden.

Um hier Abhilfe zu schaffen und unsere User durch bessere Kontrollmöglichkeiten zu unterstützen, wurden die Checks im banibis ERP implementiert.

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