Der automatische Rechnungslauf

Der automatische Rechnungslauf

Halloween kann einpacken, denn der automatische Rechnungslauf von banibis nimmt selbst dem Oktober-Ende den Schrecken.

Monat für Monat das Selbe mit der Monatsabrechnung. Mühsames selektieren, aufwändige Kontrolle und umständlicher Rechnungsversand durch manuelle Adresshinterlegung – und das alles gleich mal 100. – Doch banibis macht damit nun Schluss.

Schnellere Selektion und Kontrolle

Durch unseren automatischen Rechnungslauf, wird die Monatsabrechnung nun erheblich effizienter gestaltet. Dabei werden die betreffenden Rechnungen vorgefiltert, im Stapel zusammengefasst und eindeutig benannt.

Der Workflow

Um einen Rechnungsstapel zu erstellen, wird zunächst das Modul “Projekte” aufgerufen. Das Projekte-Modul befindet sich im Reiter “Listen” unter Verrechnung. Zunächst wird die Suche durch die Eingabe eines passenden Stichwortes eingegrenzt und die betreffenden Rechnungen anschließend markiert.

Im Burgermenü befindet sich der Befehl “Rechnungen anlegen” bei dessen Auswahl sich ein Widget öffnet. Hier wird entschieden ob die Rechnungen inklusive “Pauschalen” oder “nach Aufwand”-Positionen verrechnet werden sollen. Um nun gesetzlich, verbindliche Rechnungen zu erstellen, muss das Feld “als Entwurf ablegen” abgewählt werden. Zuletzt wird ein eindeutiger Stapeltitel vergeben und abgespeichert.

In der Kontroll-Übersicht, können die Rechnungen vor dem finalen Abspeichern nun nochmals überprüft werden. Die Übersicht bietet eine rasche Kontrolle aller Rechnungspositionen und ihres entsprechenden Leistungszeitraums. Nach erfolgter Prüfung wird der Stapel im System abgelegt.

Ansprechpartner definieren

Um den Rechnungslauf zu automatisieren, bedarf es eines einmaligen Emaileintrags in der Person (Kunde). Dabei werden die Emailadressen der jeweiligen Ansprechpartner im Beziehungstab hinterlegt.

Hierzu wird das Tab “Beziehungen” im jeweiligen Kunden geöffnet. Dort können nun beliebig viele Personen hinterlegt, und definiert werden, mit wem Email-Korrespondenzen stattfinden sollen. Die hinterlegten Ansprechpartner kommen automatisch bei jedem zukünftigen Email-Verkehr zum Einsatz.

Einfacher Versand

Wurden die Rechnungen erfolgreich als Stapel erstellt, können sie gesammelt versendet werden. Hierzu gelangt man über den Reiter “Listen” in den “Rechnungsversand” und wählt dort den Titel des zuvor erstellten Rechnungsstapels. Ein umständliches Eintragen der einzelnen Emailadressen, sowie das mühsame Anhängen von Dateien, entfällt. Selbst der passende Emailtext wird komplett automatisch generiert.

Übersichtliche Kontrolle

Im praktischen Vorschaufenster, kann die gesamte Rechnungsauswahl, samt zugehörigen Emailentwurf nochmals überprüft werden. Der letzte Schritt ist nun die Auswahl und der Versand der betreffenden Rechnungen. Dazu werden die jeweiligen Rechnungen markiert und mit Betätigung des “E-Mail senden” Buttons final verschickt. 

Das folgende Video zeigt nochmals den kompletten Ablauf direkt im System:

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Euer banibis Team