ERP – Einführung leicht gemacht!

„Prüfe wer sich ewig bindet“ und ja auch ein ERP ist eine langfristige unternehmenskritische Entscheidung und sollte wohl überlegt sein. Voreilige oder schlecht geplante Entscheidungen führen zu Unzufriedenheit und enden oft in einem unübersichtlichen Software-Wirrwarr in dem man sich, vor lauter Schnittstellen, schnell im eigenen Netz verheddert.

Aber nichts ist schlimmer als gar keine Entscheidung zu treffen und mit einer schlechten ERP Lösung peu á peu den Anschluss zu verlieren. Eine kluge ERP Wahl kann helfen notwendige Prozesse zu formalisieren, ohne das Unternehmen damit zu lähmen. Das spart Zeit und Geld und fördert somit die Zufriedenheit ihrer Kunden. Aber was muss ich bei der Entscheidung nun alles beachten?

Selten aber doch werden Hybridlösungen angeboten, so dass man zwar eigene Hardware und ein eigenes Netz zur Verfügung stellt – Die Wartung, Sicherheits-Patches und Backups aber via Fernwartung vom Betreiber übernommen wird. So ist es möglich die Software bei vergleichsweise wenig Wartungsaufwand in House zu betreiben.

Welche Prozesse möchte ich im ERP eigentlich abbilden?

Nach der prinzipiellen Frage wie das künftige ERP-System bereitgestellt werden soll, ist natürlich auch das Angebotsspektrum ein essentielles Kriterium. Um herauszufinden welcher ERP-Anbieter eine gute Wahl ist muss zuerst einmal definieret werden, was ich aktuell alles brauche, und viel schwieriger, was ich alles in Zukunft vielleicht noch brauchen werde. Dafür ist es vor allem wichtig, auch die unterschiedlichen Abteilungen und Mitarbeiter zu befragen. Was wird benötigt? Wovon wird geträumt? Wie könnte ich das ERP einsetzen um den Service gegenüber den eigenen Kunden zu optimieren? Ein konkreter Business Plan kann hier helfen auch das langfristige Wachstum mit einzubeziehen und die Liste der potenziellen ERP-Anbieter auf Basis ihres Angebots noch besser eingrenzen zu können.

Spezial-Lösung oder All-in-One-Lösung

Viele kleine Experten-Lösungen versprechen die optimalste Software für ein einzelnes Problem zu haben und oft ist es auch verführerisch sich nur über einen Teilaspekt eines Problems Gedanken machen zu müssen. Doch mit immer mehr unterschiedlicher Software kommt es früher oder später unweigerlich zu einem Schnittstellenchaos. Dokumentation wird erschwert und nicht selten hat man ein Kartenhaus gebaut, das bei dem Versagen von nur einer Software, zusammen zu fallen droht. 

Dagegen versprechen All-In-One Lösungen ein nahtloses Zusammenarbeiten aller relevanter Komponenten und einen durchgängigen Prozess aus einer Hand mit einem einzigen Ansprechpartner in Problemfragen. Doch oft heißt es auch hier Kompromisse im Detail einzugehen – denn keine Software der Welt kann alles perfekt. Außerdem kommt man mit speziellen Anforderungen oft schnell an die Grenzen des Machbaren. Ein möglicher Weg ist hier eine All-In-One Lösung zu nutzen, die sich stark konfigurieren lässt und in komplexen Fällen womöglich sogar Individualentwicklung anbietet.

Wo beginne ich zu suchen?

Natürlich ist es naheliegend gerade zu Beginn Google zu bemühen, aber auch Fachzeitschriften enthalten oft interessante Hinweise zu möglichen ERP-Anbietern. Ein Messe-Besuch bietet die Möglichkeit aufkommende Fragen direkt mit den Anbietern zu klären. Doch unser Geheimtipp ist die persönliche Empfehlung. Unternehmen, die bereits mit einem oder vielleicht sogar mit mehreren ERP-Systemen gearbeitet haben, können am besten darüber berichten womit sie besonders zufrieden sind und wo Mängel herrschen.

Suchen Sie das persönliche Gespräch

Einer der wichtigsten Maßnahmen für langfristige Zufriedenheit, ist ganz bestimmt die persönliche Beratung. Das ERP stellt, wenn man so will, das Herz eines Unternehmens dar. Es bildet sämtliche überlebenswichtigen Kernprozesse digital ab und wie auch beim eigenen Herz, sollten für Eingriffe ausschließlich Fachmänner zu Rate gezogen werden, denen man auch vertraut.

Im Klartext heißt das: Nicht nur die Software selbst, sondern auch die Personen dahinter sollten einer eingehenden Prüfung unterzogen werden. Wer ist für mich zuständig? Wer leistet im Bedarfsfall Support? Wie lange bin ich gebunden? Herrscht eine grundlegende Sympathie und fühle ich mich fachlich gut aufgehoben. Auch sollte man bei den benötigten Abbildungsprozessen möglichst ins Detail gehen, die gewünschten Workflows genau beschreiben und herausfinden wie gut sich Vorstellung und Realität decken und ob es nicht vielleicht sogar Wege gibt an die man noch gar nicht gedacht hat.

Lernen Sie das System kennen

Jede Umstellung ist erstmals mühsam doch durch ein paar hilfreiche Tricks, hält sich der Aufwand in Grenzen. Die Verwendung von Echtdaten, auch während der Einschulung, hebt die Akzeptanz der Belegschaft enorm. Jemand der täglich mit dem Verkauf von Hardware-Komponenten zu tun hat, wird sich in einer Demo die Strickware vertreibt kaum zu recht finden.Ein heißer Tipp ist die Datenübernahme gleich zum Ausmisten zu nutzen. Es hat sich beispielsweise bewehrt, Personendaten „on demand“ anzulegen, also erst dann einzeln zu hinterlegen, wenn sie tatsächlich benötigt werden.

Um das Vertrauen in das System zu steigern empfiehlt es sich einen sogenannten „Key-User“ im eigenen Unternehmen bereitzustellen. Dieser wird besonders gut geschult und kann bei fragen kurz und unkompliziert den eigenen Mitarbeitern weiterhelfen. Er dient auch oft als Kontaktstelle zum Betreiber, da ein gemeinsames Grundverständnis dazu beitragen kann Probleme schneller und effizienter zu lösen. Ein weiterer sehr wichtiger Tipp ist die genaue Dokumentation der Schulung. Diese dient später als schnelles Nachschlagewerk, falls ein Work-Flow doch nicht so ganz genau in Erinnerung geblieben ist.

Bei weiteren Fragen stehen wir gerne beratend zur Seite.