Projektdetails

PHIACADEMY  VIENNA

Die Phiacademy ist ein junges, stark wachsendes Beauty-Unternehmen mit gleichem Anteil an Handel und Dienstleistung.

Im Jahr 2019 eröffnete das Unternehmen eines der größten Firmenlager mitten im Herzen Wiens. Von hier aus wird Ware in über 100 Länder auf der ganzen Welt versandt.

Nach der erfolgreichen Einführung des banibis ERPS entwickelte sich eine enge Zusammenarbeit aus der viele Optimierungen und laufende Modulerweiterungen resultieren.

step 1

AUSGANGSSITUATION

Nachdem sich das damalige ERP-System der PhiAcademy rasch als zu unflexibel und wenig zeitgemäß erwies, wurde nach einem ERP-System gesucht, welches den hohen Anforderungen und dem starken Wachstum gerecht werden konnte. Wichtige Kriterien bei der Suche, waren neben der nötigen Flexibilität vor allem professioneller Support und rasche Reaktionszeiten.

Hier konnten wir uns gegen mehrere Mitbewerber, im Zuge eines mehrmonatigen Ausschreibungsverfahrens, mit unserer Lösung durchsetzen.

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step 2

Analyse

Wie so oft, konnten wir unser flexibles System an vielen Stellen durch Konfigurationen an die gegeben Notwendigkeiten anpassen. Der Kunde hatte allerdings auch einige besondere Anforderungen, welche wir gemeinsam mit ihm entwickeln durften.

Folgend ein paar der Erweiterungen:

Für die Anbindung an den bestehenden Webshop musste zunächst eine passende Schnittstelle implementiert werden. Zudem sollte der gesamte Ablauf, von der Bestellung im Webshop, bis hin zur Übergabe an den Versanddienstleister, optimiert und lückenlos digitalisiert werden.

Da die PhiAcademy unser erster weltweit agierender Kunde war, musste zunächst Bestellung und Versand globalisiert werden. Dazu wurde es nötig einen Multilanguage-Support zu entwickeln und länderspezifische Anpassungen wie Intrastat, sowie unterschiedlichste Zollanforderungen, zu berücksichtigen.

Um das umfangreiche Produkt-Portfolio optimal abzubilden und die Ware jederzeit korrekt identifizieren zu können, sollten zudem Chargen- und Seriennummernerfassung ausgebaut werden.

Wichtig war der PhiAcademy auch, Kits abbilden zu können. Dies konnten wir durch unsere flexiblen Konfigurations- und Bundle-Artikel gut lösen. Mit ein paar weiteren Kniffen war, dann auch dem strengen Zollbestimmungen genüge getan.

Auch die vielen Varianten, oft in hunderten Kombinationsmöglichkeiten, waren eine kleine Herausforderung, vor allem in Verbindung mit der Webshop Automatisierung, die ein wenig Hirnschmalz erforderte.

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step 3

Umsetzung

Für den weltweiten Versand wurde sowohl eine DHL als auch eine DPD Anbindung im System integriert. Versandlabel können so direkt aus dem ERP System mit allen Versanddetails ergänzt und anschließend gedruckt werden. Zudem wurde eine Tochterfirma in das System integriert, um firmenübergreifende Prozesse nahtlos abbilden zu können. Um sicherzustellen, dass auch alle erforderlichen Buchhaltungsprozesse systemintern abgebildet werden können, wurden folgende Features eingebaut:

  • Automatische Steuerprüfung
  • Einbindung externer Zahlungsanbieter wie FinAPI und Stripe (Kreditkarten, Sofortüberweisungen, ..), Paypal, Global Payments
    1. Automatisierte Abstattung offener Posten
    2. Automatische Vorkontierung aller Erlös- und Umsatzsteuerkonten
    3. Automatische Zahlungskonten mit Spesenkontierung
    4. Lückenlos dokumentierter Buchhaltungsexport mit nahtloser BMD Integration
  • Einfacher Saldenabgleich mit externen Quellen am Monatsende

Damit ist es nun möglich mehrere Firmen in nur einem System abzubilden und firmenübergreifende Prozesse sauber und nachvollziehbar darzustellen. Dabei können übergreifende Ressourcen wie Kundenstamm und Artikelstamm geteilt werden während Nummernkreise, Buchhaltung, Druck und Auswertungen weiterhin sauber getrennt bleiben.

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step 4

AUSBLICK

Neben laufenden Anpassungen, Support und kleinen Features die den Alltag erleichtern arbeiten wir parallel noch an weiteren spannenden Projekten – immer mit dem Ziel die Prozesse weiter zu optimieren, die Qualität zu steigern und dem Kunden ein immer schnelleres und sorgenfreieres Erlebnis zu bieten.

Wir würden gerne verraten was die Zukunft alles noch bringen wird – können aber natürlich nicht alles vorwegnehmen .

Soviel sei aber verraten: Eine unserer nächsten großen Challenges ist eine noch nahtlosere Integration aller Systeme und die Anbindung an einen komplett neuen Onlineshop, um so das Einkaufserlebnis der Kunden noch optimaler zu gestalten.

Wir freuen uns einen Partner gefunden zu haben, der dieselbe Leidenschaft für Details hat wie wir und für den Digitalisierung nicht nur ein modernerer Marketingspruch ist – natürlich stehen wir auch weiterhin gerne jederzeit mit unserer Expertise zu Seite.

Aber eines ist sicher – die Zukunft bleibt spannend.

Bei einem Unternehmen, das weltweit agiert, sind die Anforderung besonders groß. Bisher wurde das banibis ERP allem problemlos gerecht und im seltenen Fall, dass ein Feature gefehlt hat, wurde es umgehend für uns entwickelt.

Milan Momirovic

CEO, PhiAcademy GmbH

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