Wieder ein Projekt zum Selbstkostenpreis?

Projekte haben keinen guten Ruf. Vielen sträuben sich die Haare, wenn sie nur das Wort hören. Leider bestätigen viele Studien und Untersuchungen dieses Image immer wieder: ca. 30% der Projekte scheitern und werden abgebrochen, die Erfolgsquote von Projekten liegt bei 40%, Kosten und Laufzeit explodieren während des Projekts. Keine Branche ist davon ausgenommen, auch nicht die IT-Branche. Als häufigste Ursachen für Budget- und Zeitüberschreitung werden bei IT-Projekten eine unrealistische Projektdimensionierung, größere ungeplante Entwicklungsprobleme und fehlende Ressourcen und Kompetenzen genannt.

Doch welche Ableitungen können nun getroffen werden? Keine Projekte mehr annehmen? Oder grundsätzlich davon ausgehen, dass man das neu gewonnene Projekt zum Selbstkostenpreis abwickeln wird?

Jeder Misserfolg hat zwei Seiten

Dass Projekte meistens anders laufen als geplant, haben die Meisten im Laufe ihrer Berufslaufbahn irgendwann feststellen müssen. Egal in welcher Rolle man am Projekt beteiligt war, sei es auf Auftraggeber- oder Auftragnehmerseite. Für Beide kann es weitreichende Folgen haben, die sich auch finanziell auswirken. Tritt der Worst Case ein und muss das Projekt abgebrochen werden, hat der Kunde das Gefühl mit bereits geleisteten Teilzahlungen Geld zum Fenster hinaus geworfen zu haben und der Anbieter, dass er auf bereits entstandene Kosten sitzen bleibt.

Für den Auftragnehmer ist es noch schlimmer, wenn nach Projektende festgestellt wird, dass nicht kostendeckend gearbeitet wurde. Zu diesem Zeitpunkt hat er keine Möglichkeit mehr, mit dem Kunden den Preis nachzuverhandeln. Langfristig lässt sich eine solche Vorgehensweise nicht finanzieren, schließlich sollen die Einnahmen die Ausgaben decken und auch Gewinn abwerfen, um das Überleben eines Unternehmens zu sichern.

Aber nicht nur der finanzielle Aspekt trägt zum Erfolg oder Misserfolg eines Projektes bei. Auch die Zeitplanung ist ein Erfolgsfaktor. Kann der ursprüngliche Zeitplan nicht eingehalten werden, hat das wieder auf beiden Seiten Auswirkungen: Der Kunde hat nach Projektende weitere Maßnahmen geplant, die sich dann ebenso zeitlich verzögern. Beim Anbieter bleiben Ressourcen länger bei diesem Projekt gebunden, wodurch sich andere Aufträge verschieben oder sogar abgesagt werden müssen. Es ist also unerlässlich, das Projekt gut und realistisch zu planen.

Am Anfang stand die Planung

In der Planungsphase werden mit dem Kunden Ziele definiert, der Bedarf ermittelt, die Anforderungen spezifiziert und vor allem der Ablauf, die Termine sowie die Kosten abgestimmt. Den Vertragsverhandlungen liegt eine Aufwandsschätzung durch den Anbieter zugrunde. Natürlich ist das keine „Daumen mal Pi“ Überlegung, wie es das Wort „Schätzung“ vielleicht implizieren würde. Dennoch kann man bei der Kalkulation auf so manche Hindernisse stoßen:​

• Fehlende Informationen: Nicht immer sind für Projekte oder für einzelne Projektschritte Informationen verfügbar (z.B.: aufgrund fehlender Dokumentation aus vorherigen Aufträgen), die man für die Kalkulation des Aufwandes heranziehen kann. Es müssen Annahmen getroffen werden.
• Mangelnde Erfahrung: Eine Hürde, die sich nicht nur auf neuartige Projekte bezieht, wo man auf keine Erfahrungswerte zurückgreifen kann. Es betrifft genauso Projektverantwortliche, die keine Erfahrung in der Umsetzung haben, aber die Aufwandsschätzung durchführen sollen.
• Kundenerwartung & – budget: Für die Aufwandsschätzung ist es nicht förderlich, wenn man davon ausgehen muss, dass der Preis die Entscheidungsgrundlage für den Kunden sein wird und man noch dazu sein Budget nicht kennt. Oft wird dann der Aufwand geringer geschätzt, nur um den Auftrag zu gewinnen.

Muss man sich nicht mit einer der obigen Hürden auseinandersetzen, heißt das leider noch immer nicht, dass man das Projekt perfekt kalkuliert hat. Gerade bei IT-Projekten kommt es häufig vor, dass Kunden während des Projekts zusätzliche Anforderungen stellen, bestehende Anforderungen nicht eindeutig formuliert waren oder modifiziert werden. Die Qualität der Aufwandsschätzung wird somit von internen und externen Faktoren beeinflusst – und das auch während der Durchführungsphase.

Soll und Ist für jetzt und später

Die Bedeutung des Projektcontrollings ist somit eindeutig: Durch das Gegenüberstellen der geschätzten und tatsächlichen Aufwände wird der Projekterfolg gemessen, und das nicht nur nach Projektabschluss, sondern auch während der Laufzeit. Dies ermöglicht es, rechtzeitig eingreifen zu können, wenn die tatsächlichen Aufwände die geplanten übersteigen.

Im banibis ERP kann bei den Tickets ein geschätzter Aufwand hinterlegt werden. Sobald Tätigkeiten diesem Ticket zugebucht werden, wird in der Ticketsuche in der Soll-Ist-Spalte angezeigt, wie viel des geplanten Aufwands durch gebuchte Tätigkeiten aufgebraucht ist. Um bei einem Projekt, dem mehrere Tickets zugeordnet sind, kritische Prozessschritte schneller zu erfassen, sind die Prozentwerte farbcodiert. So ist mit einem Blick erkennbar, welche Tickets im grünen Bereich liegen und bei welchen Tickets die gebuchten Tätigkeiten den geschätzten Aufwand überschritten haben.

Bei aktuellen Projekten ermöglicht der Soll-Ist-Vergleich ein Einschreiten, wenn der tatsächliche Aufwand kurz davor steht, den geplanten Aufwand zu übersteigen. Intern kann abgeklärt werden, ob der Prozessschritt noch in der geplanten Zeit erledigt werden kann bzw. welche Maßnahmen helfen können, die Zeitvorgabe einzuhalten. Sollte eine massive Überschreitung zu erwarten sein, kann der Kunde zeitgerecht über die Verzögerung und dadurch entstandene Mehrkosten informiert werden.

Gleichzeitig dient der Soll-Ist-Vergleich als eine Art Dokumentation. Für wiederkehrende Tätigkeiten oder gleiche Prozessschritte können die Aufwände in künftigen Projekten genauer kalkuliert werden, da man auf die dokumentierten Erfahrungswerte zurückgreifen kann. Damit leistet der Soll-Ist-Vergleich einen Beitrag zur Einhaltung der Zeit- und Kostenplanung bei IT-Projekten und „Projekte zum Selbstkostenpreis“ gehören der Vergangenheit an.