Automatisiertes SEPA Lastschriftverfahren

Warum brauche ich das?

Jetzt einmal ganz ehrlich: Wie viel Zeit wird in Ihrem Unternehmen dafür aufgewendet, überfällige Rechnungen zu urgieren? Und wie oft müssen Cashflow-Berechnungen angepasst werden, weil es zu verspäteten Zahlungen kommt? Mit SEPA Lastschrift können die Zahlungseingänge vom Zahlungsempfänger gesteuert werden. Das banibis ERP unterstützt Sie dabei, die für die Bank erforderliche SEPA XML-Datei zu erstellen, damit die offenen Beträge eingezogen werden. Auf diese Weise wird sowohl das Finanzmanagement verbessert als auch die Buchhaltung entlastet.

Wenn verspätete Kundenzahlungen kostspielig werden

Jedes Unternehmen kennt sie – die zwei Gruppen. Die pünktlich zahlenden Kunden und die, die offene Rechnungen erst zahlen, wenn die Übergabe an ein Inkassobüro angedroht wird. Verspätete Zahlungen gefährden die finanzielle Stabilität eines Unternehmens, darüber hinaus binden sie Ressourcen bei der Einforderung der offenen Beträge. Verrechnet man wiederkehrende Beträge wie zum Beispiel monatliche Wartungspauschalen oder Hosting-Services, ist die Buchhaltung mit Rechnungen ausstellen und Rechnungen mahnen durchgehend beschäftigt.

Pünktliche Zahlungseingänge mit geringem Aufwand

Mit SEPA Lastschriften können Unternehmen ihre Zahlungseingänge besser steuern. Hat der Kunde ein SEPA Mandat erteilt, werden die monatlichen oder einmaligen Beträge per Bankeinzug zur Fälligkeit eingehoben. Dadurch weiß das Unternehmen, zu welchen Stichtagen welche Zahlungseingänge erfolgen werden und kann seine Zahlungsströme planen. Der administrative Aufwand dafür ist minimal: Ein paar Vorbereitungen müssen mit der Bank und ein paar mit dem Kunden getroffen werden. Sobald die Grundlagen erledigt sind, begrenzen sich die weiteren monatlichen Prozessschritte auf ein paar wenige Klicks – zumindest im banibis ERP.

Sammel-Lastschriftdateien mit banibis ERP erstellen

Das banibis ERP erstellt SEPA Sammel-Lastschriftdateien auf „Knopfdruck“. Um das Feature bestmöglich zu nutzen, müssen die erforderlichen Daten erfasst und hinterlegt werden. Sobald bei den Zahlungskonditionen „Bankeinzug“ eingestellt sind, werden die Felder „Kontoinhaber“, „BIC“, „IBAN“ sowie die Bestätigung des Kunden über die Erteilung des SEPA Mandates zu Pflichtfeldern.

Die Zahlungsdatei selbst wird in der Vorgangssuche erstellt. Die Filter in der Vorgangssuche wurden um die SEPA-Felder erweitert, sodass gefiltert werden kann, ob ein File für die Positionen bereits erstellt wurde oder welche Positionen in z.B.: 2 Tagen fällig sind. Hat man die gewünschten Positionen gefiltert, werden diese über das Burger-Menü in ein XML-File exportiert. Diese Datei kann anschließend ins Onlinebanking importiert und verarbeitet werden.