ERP – Einführung leicht gemacht!

ERP – Einführung leicht gemacht!

ERP – Einführung leicht gemacht!

„Prüfe wer sich ewig bindet“ und ja auch ein ERP ist eine langfristige unternehmenskritische Entscheidung und sollte wohl überlegt sein. Voreilige oder schlecht geplante Entscheidungen führen zu Unzufriedenheit und enden oft in einem unübersichtlichen Software-Wirrwarr in dem man sich, vor lauter Schnittstellen, schnell im eigenen Netz verheddert.

Aber nichts ist schlimmer als gar keine Entscheidung zu treffen und mit einer schlechten ERP Lösung peu á peu den Anschluss zu verlieren. Eine kluge ERP Wahl kann helfen notwendige Prozesse zu formalisieren, ohne das Unternehmen damit zu lähmen. Das spart Zeit und Geld und fördert somit die Zufriedenheit ihrer Kunden. Aber was muss ich bei der Entscheidung nun alles beachten?

On-Premises oder Cloud?

Zu allererst sollte man sich gut überlegen wie man das zukünftige ERP-System betreiben möchte. Soll das System lokal auf der eigenen Hardware, oder als Service bereitgestellt werden?

Bei der On Premises Variante wird die Software auf den unternehmenseigenen (oder extra dafür angemieteten) Servern aufgesetzt. Die Verfügbarkeit der Software liegt somit allein in den Händen des Unternehmens, was dementsprechend Verantwortung nach sich zieht und ausreichend internes Know-How erfordert.

Die Cloud Lösung bzw. SaaS (Software as a Service) steht unmittelbar zu Verfügung. Die gesamte Infrastruktur wird vom Anbieter bereitgestellt, dieser übernimmt auch sämtliche Wartungs- und Betriebsverantwortung.

Selten aber doch werden Hybridlösungen angeboten, so dass man zwar eigene Hardware und ein eigenes Netz zur Verfügung stellt – Die Wartung, Sicherheits-Patches und Backups aber via Fernwartung vom Betreiber übernommen wird. So ist es möglich die Software bei vergleichsweise wenig Wartungsaufwand in House zu betreiben.

Welche Prozesse möchte ich im ERP eigentlich abbilden?

Nach der prinzipiellen Frage wie das künftige ERP-System bereitgestellt werden soll, ist natürlich auch das Angebotsspektrum ein essentielles Kriterium. Um herauszufinden welcher ERP-Anbieter eine gute Wahl ist muss zuerst einmal definieret werden, was ich aktuell alles brauche, und viel schwieriger, was ich alles in Zukunft vielleicht noch brauchen werde. Dafür ist es vor allem wichtig, auch die unterschiedlichen Abteilungen und Mitarbeiter zu befragen. Was wird benötigt? Wovon wird geträumt? Wie könnte ich das ERP einsetzen um den Service gegenüber den eigenen Kunden zu optimieren? Ein konkreter Business Plan kann hier helfen auch das langfristige Wachstum mit einzubeziehen und die Liste der potenziellen ERP-Anbieter auf Basis ihres Angebots noch besser eingrenzen zu können.

Spezial-Lösung oder All-in-One-Lösung

Viele kleine Experten-Lösungen versprechen die optimalste Software für ein einzelnes Problem zu haben und oft ist es auch verführerisch sich nur über einen Teilaspekt eines Problems Gedanken machen zu müssen. Doch mit immer mehr unterschiedlicher Software kommt es früher oder später unweigerlich zu einem Schnittstellenchaos. Dokumentation wird erschwert und nicht selten hat man ein Kartenhaus gebaut, das bei dem Versagen von nur einer Software, zusammen zu fallen droht. 

Dagegen versprechen All-In-One Lösungen ein nahtloses Zusammenarbeiten aller relevanter Komponenten und einen durchgängigen Prozess aus einer Hand mit einem einzigen Ansprechpartner in Problemfragen. Doch oft heißt es auch hier Kompromisse im Detail einzugehen – denn keine Software der Welt kann alles perfekt. Außerdem kommt man mit speziellen Anforderungen oft schnell an die Grenzen des Machbaren. Ein möglicher Weg ist hier eine All-In-One Lösung zu nutzen, die sich stark konfigurieren lässt und in komplexen Fällen womöglich sogar Individualentwicklung anbietet.

Wo beginne ich zu suchen?

Natürlich ist es naheliegend gerade zu Beginn Google zu bemühen, aber auch Fachzeitschriften enthalten oft interessante Hinweise zu möglichen ERP-Anbietern. Ein Messe-Besuch bietet die Möglichkeit aufkommende Fragen direkt mit den Anbietern zu klären. Doch unser Geheimtipp ist die persönliche Empfehlung. Unternehmen, die bereits mit einem oder vielleicht sogar mit mehreren ERP-Systemen gearbeitet haben, können am besten darüber berichten womit sie besonders zufrieden sind und wo Mängel herrschen.

Die Guten ins Töpfchen, die Schlechten ins Kröpfchen.

Hat man sich schließlich erstmals eine Übersicht der vorhandenen ERP-Anbieter erarbeitet, sollte man sich folgende Fragen stellen:

  • Spricht mich das ERP im Gesamten an?
  • Ist es am neuesten technischen Stand?
  • Ist es erweiterbar? (Stichwort Module)
  • Ist eine vollständige Übernahme meiner alten Daten möglich?
  • Gibt es eventuell eine optionale Individualentwicklung?

Je nachdem wie wichtig einem diese Kriterien sind, stellen Sie ein gutes Mittel dar um eine erste grobe Auswahl zu treffen.

Suchen Sie das persönliche Gespräch

Einer der wichtigsten Maßnahmen für langfristige Zufriedenheit, ist ganz bestimmt die persönliche Beratung. Das ERP stellt, wenn man so will, das Herz eines Unternehmens dar. Es bildet sämtliche überlebenswichtigen Kernprozesse digital ab und wie auch beim eigenen Herz, sollten für Eingriffe ausschließlich Fachmänner zu Rate gezogen werden, denen man auch vertraut.

Im Klartext heißt das: Nicht nur die Software selbst, sondern auch die Personen dahinter sollten einer eingehenden Prüfung unterzogen werden. Wer ist für mich zuständig? Wer leistet im Bedarfsfall Support? Wie lange bin ich gebunden? Herrscht eine grundlegende Sympathie und fühle ich mich fachlich gut aufgehoben. Auch sollte man bei den benötigten Abbildungsprozessen möglichst ins Detail gehen, die gewünschten Workflows genau beschreiben und herausfinden wie gut sich Vorstellung und Realität decken und ob es nicht vielleicht sogar Wege gibt an die man noch gar nicht gedacht hat.

Lernen Sie das System kennen

Jede Umstellung ist erstmals mühsam doch durch ein paar hilfreiche Tricks, hält sich der Aufwand in Grenzen. Die Verwendung von Echtdaten, auch während der Einschulung, hebt die Akzeptanz der Belegschaft enorm. Jemand der täglich mit dem Verkauf von Hardware-Komponenten zu tun hat, wird sich in einer Demo die Strickware vertreibt kaum zu recht finden.Ein heißer Tipp ist die Datenübernahme gleich zum Ausmisten zu nutzen. Es hat sich beispielsweise bewehrt, Personendaten „on demand“ anzulegen, also erst dann einzeln zu hinterlegen, wenn sie tatsächlich benötigt werden.

Um das Vertrauen in das System zu steigern empfiehlt es sich einen sogenannten „Key-User“ im eigenen Unternehmen bereitzustellen. Dieser wird besonders gut geschult und kann bei fragen kurz und unkompliziert den eigenen Mitarbeitern weiterhelfen. Er dient auch oft als Kontaktstelle zum Betreiber, da ein gemeinsames Grundverständnis dazu beitragen kann Probleme schneller und effizienter zu lösen. Ein weiterer sehr wichtiger Tipp ist die genaue Dokumentation der Schulung. Diese dient später als schnelles Nachschlagewerk, falls ein Work-Flow doch nicht so ganz genau in Erinnerung geblieben ist.

Bei weiteren Fragen stehen wir gerne beratend zur Seite.

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Das banibis Update

Das banibis Update

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Hallöchen aus dem Corona-Loch!

Erstens kommt es anders und Zweitens als man denkt.

Auch in unserem Unternehmen hat der kleine Plagegeist namens Corona,  ziemliches Chaos angerichtet. Pläne und Strategien der ersten beiden Quartale dieses unschönen Jahres 2020, wurden zu Beginn ganz schön auf die Probe gestellt. 

Doch hier sind wir wieder und zwar mit höchst erfreulichen Neuigkeiten: Während die externe Kommunikation über unseren E-Mail Newsletter, Blog und Facebook eine ganze Weile auf Eis gelegt wurde, hat sich intern einiges getan.

Es gibt Nachwuchs

Das banibis Team ist gewachsen und zwar richtig! Unsere vorcoronaliche Personalsuche hat sich endlich bezahlt gemacht und unser Entwicklerteam umfasst jetzt ganze 8 Personen. 

Neben den beiden Ur-banibislern Berny und Michi sowie Codemaster Nr. 1 Thomas (den wir euch ja bereits vorgestellt haben) leisten uns nun auch Chris, Christoffer, Elias, Lukas und Max Gesellschaft. Auch ihnen wird eine kleine Vorstellrunde im Blog nicht erspart bleiben (Ihr seid hiermit gewarnt ;D)

FK banibis?

Als elfköpfiges Team könnten wir nun natürlich auch die Branche wechseln und unser eigenes Fussballteam gründen. Erste Versuche haben aber gezeigt, dass es für alle Beteiligten besser ist einfach nur am Computer sitzen zu bleiben. Und Kontaktsport ist ja momentan eh so eine Sache. 

Maison de banibis

Um nun auch alle Team-Mitglieder (Inklusive der dazugehörigen Babyelefanten )unterzubringen, musste also schnell mehr Platz her. Somit nutzten wir die Gelegenheit und zogen im fliegenden Wechsel in den dritten Stock auf 230m2 Bürofläche. Hier befindet sich nun, neben den stets frisch desinfizierten Schreibtischplätzen, auch unser Pausen-Tischtennistisch, welcher coronakonform natürlich nicht unter Kontaktsport fällt. 

Lediglich die Einrichtung verläuft umständehalber etwas schleppend. So haben wir zwar einen angemessen großen Esstisch welcher sowohl Team als auch Babyelefanten genug Platz bietet, aber keine Stühle. Das Begehungs-Video muss aus diesem Grund noch etwas warten.

Fazit

Obwohl wir anfangs ganz schön durchgerüttelt wurden (und Home-Office die Einschulung neuer Mitarbeiter wirklich nicht gerade erleichtert), konnten wir gemeinsam einen Weg finden die Krise zu nutzen um unsere Strukturen auszubauen und zu festigen. Es ist es uns gelungen stärker aus der Krise hervorzugehen und wir freuen uns unsere Kunden langsam aber sicher auch wieder persönlich treffen zu können.

Zum Abschluss dieses Blog-Updates wünschen wir all unseren Kunden und Lesern weiterhin gutes Durchhaltevermögen und vor allem gute Gesundheit! 

Und den Elefanten wünschen wir ganz viele Erdnüsse *Tröööt*

Das banibis-Team

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Impressionen der banibis’schen Weihnachtsfeierlichkeiten

Impressionen der banibis’schen Weihnachtsfeierlichkeiten

Impressionen der banibis’schen Weihnachtsfeierlichkeiten

Oh du köstliche Weihnachtszeit!

Auch heuer haben wir uns wieder für das Göttlesbrunner Ausnahme-Wirtshaus  DER jung WIRT entschieden und uns, im wahrsten Sinne des Wortes, quer durch die Karte gefressen.

Wie wir es bei 6 Leuten schafften, 8 Vorspeisen, 9 Hauptgänge und 6 Desserts zu essen (Gedeck und Gruß aus der Küche nicht einberechnet) bleibt uns (und vermutlich auch dem Koch) bis heute ein Rätsel. Doch alleine der ungläubige Blick des Kellners war die kulinarische Fiesta wert. Und schließlich hat man ja auch länger was davon wie zum Beispiel das Plus auf der Waage, welches uns mindestens noch bis Ostern begleiten wird.

Immer noch satt und zufrieden, startet es sich auch gleich viel entspannter in die Weihnachts-Feiertage und auch der Magen ist nun bestens vorbereitet auf die Schlemmereien die da noch kommen.  

Wir wünschen allen besinnliche Weihnachtsfeiertage und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

PS: Unsere Empfehlung zum Neujahrsvorsatz: Ein Besuch beim jung WIRT!

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Wir suchen Java Entwickler/innen!

Wir suchen Java Entwickler/innen!

Wir suchen Java Entwickler/innen!

banibis wächst wieder!

Ein erfolgreiches Jahr 2019 neigt sich dem Ende zu und es wird Zeit Vorkehrungen für ein mindestens genau so produktives  Jahr 2020 zu treffen. Aus diesem Grund suchen wir mehrere Java Entwickler/innen um unseren wachsenden Kundenstock, gewohnt effizient betreuen zu können.

Wer ist banibis ?

banibis ist ein junges und dennoch überaus erfahrenes Software-Unternehmen mit Sitz im 20. Wiener Gemeinde Bezirk.

3 Jahre nach der Firmengründung (im Jahr 2006), erfolgte die Spezialisierung auf eine vollintegrierte, cloudbasierte ERP-Software, welche seither fortlaufend weiterentwickelt und optimiert wird.

Mit der absoluten Gleichstellung von Handels- und Dienstleistungsprozessen und der intelligenten Prozess-Fusion beider Sparten, schuf banibis ein erfolgreiches Nischen ERP-System.

Die Menschen hinter banibis

Berny und Michi..

Berny und Michi..

Chiefs of Everything

..lernten sich bereits in der HTL kennen und schmiedeten bald darauf Pläne wie sie mit möglichst wenig Aufwand die Weltherrschaft an sich reissen konnten. Das ist nun über 15 Jahre her.. Bis ihnen eine Lösung einfällt sind sie bei banibis die Chiefs of Everything. 

Als Gründer, Entwickler und somit quasi “Softwarepapas” von banibis, leiten die beiden das Unternehmen seit Beginn gemeinsam. Doch wie jedes “Baby” wird auch das banibis ERP größer bzw. umfangreicher und so musste das Betreuungsteam erweitert werden!

Cyrus

Cyrus

Head of Operations

Cyrus fungiert quasi als umfassendes “The Brain” für – sagen wir einfach mal alles. Als Head of Operations sorgt er dafür, dass Projekte ordentlich geplant und die definierten Ziele erreicht werden. Er fungiert als Schnittstelle zwischen Kunde und Entwickler und kümmert sich darum, dass jeder weiß, was wann zu tun ist.

Neben all dem, schreibt er außerdem gerade an seiner Masterarbeit um sein Wirtschaftsingenieurswesen und Maschinenbau Studium als Diplom Ingenieur abschließen zu können.

Verena

Verena

Creative Mind

Wie der Name schon sagt ist Verena für die kreativen Bereiche bei banibis zuständig. Unter anderem diesen Blog-Beitrag hier.

Hallöchen übrigens :)).

Neben dem Texten von Blog-Posts, Werbeartikel und Social Media-Postings, bin ich für sämtliche Layouts zuständig. Ich  betreue außerdem das WordPress vom banibis-Blog und der Produktseite und arbeite mich, ganz im Sinne der Content-Erstellung, am Liebsten quer durch alle Bereiche der Adobe Suite. 

Thomas

Thomas

Code Master

Auch Thomas studiert derzeit an der TU-Wien Software Engineering und unterstützt uns in seiner Funktion als Code Master wo es nur geht. 

Er ist einer dieser wirklich seltenen Entwickler, die sämtlichen Betriebssystemen vorurteilslos gegenüberstehen (Jap, die gibt es..) Windows, Linux, Mac OS X? Alles kein Problem für ihn!

Thomas ist zudem einer dieser Kollegen/Angestellten die man gerne mehrfach klonen würde. Habens probiert – klappt nicht ;(

Julia

Julia

Finance Officer

Kein Chaos der Welt kann Juli aus der Ruhe bringen. Sie hat die Gabe auch beim 10ten mal nachurgieren noch freundlich zu bleiben und stets den Überblick zu behalten.

Sie absolviert derzeit ihr Bachelorstudium für Wirtschaftswissenschaften und hat auch bereits den Master in Japanologie in der Tasche.

Außerdem ist sie leider ein wenig fotoscheu, weshalb ich ihr Bild leider nachreichen muss. Stellt euch einfach vor sie stünde auf dem Berg. 😉

Du

Du

Captain Java

Du kennst dich aus mit Java hast ausreichend Zeit Ressourcen und findest uns ganz nett? Bingo!

Wir würden dich ebenfalls gerne kennenlernen!

Schreib uns am besten eine kurze Mail an ve@banibis.at und erzähl ein bisschen von dir. Anschließend würden wir uns über ein gemütliches  Gespräch, mit einem guten Kaffeetscherl, bei uns im Büro freuen! 

Wir freuen uns schon auf dich 🙂

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banibis Sales-Pipeline

banibis Sales-Pipeline

banibis Sales-Pipeline

“Die banibis Sales-Pipeline

Die banibis Sales-Pipeline ist das perfekte Werkzeug um alle Sales-Tickets jederzeit im Blick zu haben. Durch die praktische Kanban Ansicht sind sämtliche Informationen aller bestehender Ticktes über Bearbeiter, Aufwand, Fortschritt, etc., sofort ersichtlich und nötige Handlungen können ohne viel Aufwand gesetzt werden. Die Spalte “Zusammenfassung” bietet einen schnellen Überblick alle offenen Salestickets, die benötigten Ressourcen, sowie die zu erwartenden Umsätze.

Das folgende Video vermittelt einen guten Eindruck des gesamten Sales-Ablaufes anhand eines Fallbeispiels:

Lead

Trifft ein Sales-Ticket ein, wird dieses automatisch in der Spalte “Lead” angelegt. Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Ticket, gelangt man direkt in die bisher erfolgte Konversation und kann auf Basis der jeweilige Information die nötigen Schritte in Form eines “ToDos” festhalten.

Auftragsabklärung

Wurde das eingegangene Ticket vervollständigt, wird es per einfachem Drag and Drop in die Spalte “Auftragserklärung” gezogen. Hier erfolgt die weitere Erfassung. Die Daten des Anfragestellers werden eingetragen und der Bearbeiter wird hinterlegt. Sind alle nötigen Informationen vorhanden, wird das Ticket in den Reiter “Angebot” geschoben.

 Angebot

In der Angebotsphase wird zuerst ein Projekt erstellt und anschließend das passende Angebot angelegt. Nach Fertigstellung wird dieses direkt aus dem System an den Kunden verschickt. Nimmt der Kunde das Angebot direkt an, kann das Ticket direkt in die Spalte “Gewonnen” verschoben werden. Möchte der Kunde noch Änderungen landet das Ticket in der Spalte “Nachverhandlung“. 

Nachverhandlung

Alle Informationen über die gewünschten Anpassungen entnimmt man wieder der integrierten Kommunikation. Anschließend wird das Angebot entsprechend abgeändert und ausgesandt.

 Gewonnen

Nachdem der Kunde das Angebot bestätigt hat gelangt das Ticket in die Spalte “Gewonnen“. Sobald mit der Umsetzung begonnen wird holt sich der jeweilige Bearbeiter das Ticket und schiebt es in die Spalte “Umsetzung“. 

Umsetzung

Wurde das Ticket erfolgreich umgesetzt wird es abgeschlossen und verschwindet somit aus der Pipeline.

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Das neue banibis Blog Design

Das neue banibis Blog Design

Das neue banibis Blog Design

Die neue banibis Blog Page ist nur der erste kleine Baustein einer brandneuen und umfassenden Webpräsenz rund um das Thema banibis ERP.

Hier präsentieren wir regelmäßig Infos, Neuigkeiten und andere relevante Beiträge, die uns in der ein oder anderen Form betreffen.

Das Auge liest mit

Für höchstmöglichen Lesegenuss, streben wir, neben hochwertiger, informativer und gerne auch etwas humoristischer Textvielfalt, auch nach hübschen Designelementen. Aus diesem Grund wurde lange überlegt wie wir das zukünftige banibis Blog Design und die neue Webseite generell, am besten gestalten sollten.

Uns war klar, dass 0815 so ziemlich das Gegenteil unserer Unternehmensphilosophie ist, somit kam es nicht in Frage die Seiten mit Standard Business-Stock-Bildern zu füllen.

 

Lokal, vielfältig und bunt..

.. sind nur einige Eigenschaften die sowohl zur banibis Software als auch zu uns persönlich passen. Basierend auf dieser Feststellung, fanden wir schnell Inspiration in Form der Werke von Friedensreich Hundertwasser . (Und nein es hatte nichts damit zu tun, dass wir nach all dem Brainstorming einfach nur noch ein Wellness Wochenende in Bad Blumau brauchten ;))

Lokal  – Mei Wien is ned deppad

Als lokales österreichisches Unternehmen, mit Sitz in der Bundeshauptstadt Wien – teilen wir uns schonmal den Geburtsort mit Friedensreich Hundertwasser (geboren übrigens Friedrich Stowasser).

 

Vielfältig – “Er trat zeitlebens als Gegner der „geraden Linie“ und jeglicher Standardisierung auf” – Wikipedia 2019

Das banibis ERP ist zwar weder Gemälde noch ein Bauwerk. Aber dennoch irgendwie ein kleines architektonisches Meisterwerk – wie wir finden. Auch bei uns wird Individualität großgeschrieben und gerade Linien würden einem runden Prozess ja auch irgendwie entgegenwirken.. 

Bunt – Grau in grau ist nichts für uns

Egal ob im Büro, im Logo, auf unserer Facebook Seite, im Newsletter oder im System selbst – wir mögens einfach bunt. Dass Farbe wichtig ist, merkt man spätestens an einem nebligen, verregneten Montagmorgen. Die Art von Montag an dem die Umgebungs-Sättigung am Weg zur Arbeit ganz plötzlich bei -100 zu liegen scheint. Spätestens an so einem Tag, freut man sich wenn das Arbeitsumfeld nicht ähnlich entsättigt ist.

Diese Überlegungen führten schließlich dazu, dass unsere Marketingbeauftragte/Multimediadesignerin/Texterin – also mit einem Wort ich – eine Menge Versuche anstellte, das banibis Blog Design irgendwie an den unnachahmlichen Stil Hundertwassers anzulehnen.

Alles was dabei rauskam (und noch rauskommen wird) ist hier im Blog und bald auch auf dem Rest der neuen, bunten banibis Webpräsenz zu finden. 🙂

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