Österreichische Onlinehändler haben sich bisher im unterschiedlichen Ausmaß mit Digitalisierung beschäftigt. Während die Einen bereits KI-Lösungen für Bestandsprognosen oder Roboter für die Lagerverwaltung und Kommissionierung verwenden, arbeiten auf der anderen Seite viele KMUs mit Excel-Listen, um die täglichen Aufgaben, die das E-Commerce-Geschäft mit sich bringt, zu bewältigen. Warum langfristig die Möglichkeiten im Shop-System und den ergänzenden Listen nicht ausreichen, zeigen wir im folgenden Artikel.

Herausforderungen im E-Commerce

Seit Jahren wächst der E-Commerce-Markt und für die Zukunft werden weiterhin hohe Wachstumsraten prognostiziert. Diese positiven Entwicklungen und relativ niedrige Markteintrittsbarrieren machen den Onlinehandel für viele Marktteilnehmer attraktiv. Als Onlinehändler ist man allerdings auch mit Herausforderungen konfrontiert. Technologische Entwicklungen bringen eine Dynamik und Schnelllebigkeit in den Markt, bei der es gilt, mitzuhalten. Digitale Änderungen werden üblicherweise von großen Marktplayern wie Amazon, Alibaba & Co schneller übernommen, wodurch es für kleinere Unternehmen schwieriger wird, konkurrenzfähig zu bleiben. Zusätzlich erschweren aktuelle wirtschaftliche Entwicklungen den Handelsunternehmen ihr Geschäft und führen zu Kostensteigerungen entlang der ganzen Wertschöpfungskette. Um den gestiegenen Preisen für Energie, Logistik, Rohstoffe und Waren entgegenzuwirken, sind viele Händler gezwungen, ihre Verkaufspreise zu erhöhen. Doch damit sind die derzeitigen Lieferschwierigkeiten der Lieferanten und der Fachkräftemangel im Handel nicht gelöst.

Diesen Erschwernissen müssen sich B2B- und B2C-Händler gleichermaßen stellen. Unter diesen Bedingungen sollen dennoch Kunden zufrieden gestellt und ihnen ein einzigartiges Einkaufserlebnis geboten werden. Das Kundenverhalten beider Sektoren ist ähnlich geworden, denn B2B-Kunden erwarten mittlerweile die gleichen Standards, die sie als Endkonsumenten gewöhnt sind. Beide Kundengruppen wollen sich jederzeit über Produkte informieren können und das über den von ihnen bevorzugten Kommunikationskanal. Umfragen belegen, dass dem persönlichen Kauf meist eine Informationssuche online vorausgeht und umgekehrt hat vor jeder dritten Bestellung im Onlineshop ein persönlicher Informationsaustausch stattgefunden. Darüber hinaus soll der Kauf selbst am besten mit zwei Klicks erledigt sein und die gekaufte Ware so schnell wie möglich geliefert werden. Aus dieser Erwartungshaltung ergeben sich folgende Mindestanforderungen an Onlinehändler:

• • • Ein breites und tiefes Sortiment
    • Aktuelle und detaillierte Informationen zu Produkten
    • Einfacher Bestellprozess
    • Einhaltung von angegebenen Lieferzeiten
    • Transparenz und Vergleichbarkeit

Die Grenzen eines Shop-Systems

Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass man die Kundenerwartungen mit einem guten Shop-System erfüllen kann. Immerhin können im Backend beliebig viele Produkte mit den dazugehörigen Artikelbeschreibungen, Produktbildern und Preisen angelegt werden. Der Bestellprozess ist im Onlinehandel soweit standardisiert: Artikel in der gewünschten Menge in den Warenkorb legen, zur Kassa gehen, Zahlungsart auswählen und Bestellung abschicken – das sollte jeder Webshop schon können. Und dann bleibt nur noch, sich um die Einhaltung der Lieferzeiten zu kümmern. Ist doch nicht so schwer, oder?

Diese Annahme mag wohl für Händler mit einer Handvoll an Produkten und Kunden seine Richtigkeit haben. Als Handelsunternehmen mit einem breiten und / oder tiefen Sortiment wäre allein die Artikelpflege im Webshop manuell kaum bzw. nur mit einem immensen Aufwand zu bewältigen. Bedenkt man die Tatsache, dass die Hälfte der Kunden zu einem anderen Onlineshop wechselt und nur ein Drittel direkten Kontakt zum aktuellen Shopbetreiber aufnimmt, wenn ein Produkt online nicht verfügbar ist, wird einem bewusst, wie wichtig aktuelle und richtige Lagerstände sind. Natürlich könnte man die Lagerstände durch manuelle Importe täglich aktualisieren, aber dadurch bindet man personelle Ressourcen für eine Tätigkeit, die automatisiert erfolgen kann.

Je vielfältiger ein Handelsunternehmen aufgestellt ist, umso begrenzter sind die Möglichkeiten, alle Prozessschritte mit dem Onlineshop alleine zu optimieren. Setzt ein Händler auf mehrere Vertriebswege, können diese mit einem Shop-System alleine nicht aufeinander abgestimmt werden. Außerdem ist im Webshop nicht die ganze Kundenhistorie (z.B.: Bestellungen, die über andere Vertriebswege getätigt wurden) verfügbar. Hat das Unternehmen mehrere Lagerstandorte, um die Lieferzeiten zu den Kunden zu verkürzen, können im Webshop notwendige Umlagerungen zwischen den Lagern weder erkannt noch veranlasst werden. Auch andere Daten, die als Entscheidungsgrundlage dienen sollen, müssen aus verschiedenen Systemen exportiert und zusammengefügt werden. Jede manuelle Bearbeitung bedeutet zeitlicher und personeller Aufwand und birgt die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen.

Mit dem banibis ERP jeden Prozessschritt effizienter gestalten

Zwischen der Bestellung im Onlineshop bis zum Versand liegen einige Prozessschritte, die mit Hilfe eines ERPs optimiert werden können. Die folgende Grafik gibt einen Überblick über die Abläufe bei der Bearbeitung der Bestellung, welche vor- und nachgelagerte Tätigkeiten sie auslösen und wie das banibis ERP diese Prozesse effizienter gestaltet.

1. Bestellvorgang im Onlineshop
Damit Kunden Produkte bestellen können, werden vom ERP sämtliche Artikeldaten (von der Artikelbeschreibung bis zur verfügbaren Stückzahl) in den Webshop übertragen. Damit muss der Händler seine Artikelbeschreibungen und Artikelbilder nur in einem System pflegen und kann sie für verschiedene Zwecke nutzen (Onlineshop, Newsletter, Produktkatalog, Mailings, etc.). Der Lagerstand errechnet sich aus verbuchten Wareneingängen und –ausgängen und berücksichtigt dabei den Warenabgang aus den verschiedenen Vertriebskanälen.
Sobald der Kunde seine Bestellung abgeschlossen hat, werden die Kunden-, Liefer- und Zahlungsdaten ins banibis ERP übertragen. Die Kunden- und Lieferdaten werden mit den bestehenden Datensätzen abgeglichen und gegebenenfalls geändert bzw. ergänzt.

2. Auftrag und Belege
Wird eine Bestellung aus dem Onlineshop in das ERP übertragen, so wird automatisch ein Auftrag dazu erstellt, in dem die bestellten Artikel hinterlegt sind. Außerdem werden nach erfolgtem Verpacken der Ware eine Rechnung und ein Lieferschein generiert.
Bei elektronischen Zahlungsverfahren können die durchgeführten Zahlungen automatisiert zugeordnet werden, wodurch eine Freigabe für die Bestellabwicklung erfolgt. Bietet ein Händler als Zahlungsart „Rechnung“ an und ist diese überfällig, erscheint sie auf der OP-Liste und Zahlungserinnerungen können in wenigen Schritten verschickt werden.

3. Kommissionierung
Im nächsten Schritt werden die bestellten Produkte aus dem Lager zur Verpackerstation zusammengetragen. Besonders bei verderblichen Gütern ist es wichtig, dass diese Produkte den Aufträgen nach FIFO (First-In-First-Out) zugeordnet werden. Die Arbeit der Kommissionierer wird wesentlich erleichtert, wenn die Artikel fixe Lagerplätze haben und diese im ERP hinterlegt sind. Nach erfolgter Ausgangskontrolle werden die Artikel vom Lagerstand abgezogen.
Wenn durch hohe Bestellmengen eines Produkts der hinterlegte Mindestbestand unterschritten wird, wird ein Bestellvorschlag für dieses Produkt ausgelöst. So kann sichergestellt werden, dass der Artikel rechtzeitig nachbestellt wird und im Onlineshop keine Kunden ihre Bestellung wegen Nicht-Verfügbarkeit abbrechen.

4. Versand
Im letzten Schritt der Bearbeitung wird die Bestellung verschickt. Das banibis ERP erstellt mit den übermittelten Lieferdaten automatisch ein Versandetikett für die Dienstleister Österreichische Post, DHL oder DPD. Neben der Lieferadresse werden weiters Paketgewicht, Paketanzahl und weitere relevante Vermerke für die Zustellung gedruckt. Handelt es sich bei den bestellten Produkten um ein Gefahrengut, wird der entsprechende, verpflichtende Hinweis ebenfalls auf dem Etikett platziert. Mit der Sendungsnummer kann nicht nur der Händler, sondern auch der Kunde den Status des Versandes abrufen.

Neben der effizienten Bestellabwicklung unterstützt das banibis ERP sich wiederholende Tätigkeiten wie den Produkteinkauf oder die Buchhaltung. Außerdem können mit den vorhandenen Daten diverse Berichte und Statistiken, die für das Controlling, das Marketing und für Entscheidungen des Managements essentiell sind, ausgewertet werden. Neben Umsatzstatistiken nach Produkten und Kunden /-gruppen, die noch relativ leicht aus dem Webshop exportiert werden könnten, haben Händler zusätzlich die Möglichkeit, ihre relevanten KPIs wie Lagerumschlag, gewichtete Distributionsquote oder Flächenproduktivität auszuwerten. Mit den gesammelten Kundendaten kann das Marketing individualisierte Maßnahmen setzen. So kann zum Beispiel beim nächsten Newsletter jedem Empfänger ein anderes Verbrauchsgut, welches er vor längerer Zeit bestellt hat, angezeigt werden, um so einen Wiederkauf auszulösen.

Viele Händler fürchten den Aufwand, den eine Implementierung eines ERPs mit sich bringt. Die notwendigen Vorarbeiten wie die Erstellung des Lastenheftes, die Datenbereinigung, die Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter scheinen kaum bewältigbare Aufgaben neben dem Tagesgeschäft. So ein Projekt ist zeit- und arbeitsintensiv und fordert jede einzelne Person im Unternehmen. Diesem einmaligen Aufwand steht allerdings eine langfristige Effizienz gegenüber, für die sich dieser Einsatz lohnt. Für eine Integration eines ERPs ist es also nie zu spät, aber auch nie zu früh.

„Prüfe wer sich ewig bindet“ und ja auch ein ERP ist eine langfristige unternehmenskritische Entscheidung und sollte wohl überlegt sein. Voreilige oder schlecht geplante Entscheidungen führen zu Unzufriedenheit und enden oft in einem unübersichtlichen Software-Wirrwarr in dem man sich, vor lauter Schnittstellen, schnell im eigenen Netz verheddert.

Aber nichts ist schlimmer als gar keine Entscheidung zu treffen und mit einer schlechten ERP Lösung peu á peu den Anschluss zu verlieren. Eine kluge ERP Wahl kann helfen notwendige Prozesse zu formalisieren, ohne das Unternehmen damit zu lähmen. Das spart Zeit und Geld und fördert somit die Zufriedenheit ihrer Kunden. Aber was muss ich bei der Entscheidung nun alles beachten?

Selten aber doch werden Hybridlösungen angeboten, so dass man zwar eigene Hardware und ein eigenes Netz zur Verfügung stellt – Die Wartung, Sicherheits-Patches und Backups aber via Fernwartung vom Betreiber übernommen wird. So ist es möglich die Software bei vergleichsweise wenig Wartungsaufwand in House zu betreiben.

Welche Prozesse möchte ich im ERP eigentlich abbilden?

Nach der prinzipiellen Frage wie das künftige ERP-System bereitgestellt werden soll, ist natürlich auch das Angebotsspektrum ein essentielles Kriterium. Um herauszufinden welcher ERP-Anbieter eine gute Wahl ist muss zuerst einmal definieret werden, was ich aktuell alles brauche, und viel schwieriger, was ich alles in Zukunft vielleicht noch brauchen werde. Dafür ist es vor allem wichtig, auch die unterschiedlichen Abteilungen und Mitarbeiter zu befragen. Was wird benötigt? Wovon wird geträumt? Wie könnte ich das ERP einsetzen um den Service gegenüber den eigenen Kunden zu optimieren? Ein konkreter Business Plan kann hier helfen auch das langfristige Wachstum mit einzubeziehen und die Liste der potenziellen ERP-Anbieter auf Basis ihres Angebots noch besser eingrenzen zu können.

Spezial-Lösung oder All-in-One-Lösung

Viele kleine Experten-Lösungen versprechen die optimalste Software für ein einzelnes Problem zu haben und oft ist es auch verführerisch sich nur über einen Teilaspekt eines Problems Gedanken machen zu müssen. Doch mit immer mehr unterschiedlicher Software kommt es früher oder später unweigerlich zu einem Schnittstellenchaos. Dokumentation wird erschwert und nicht selten hat man ein Kartenhaus gebaut, das bei dem Versagen von nur einer Software, zusammen zu fallen droht. 

Dagegen versprechen All-In-One Lösungen ein nahtloses Zusammenarbeiten aller relevanter Komponenten und einen durchgängigen Prozess aus einer Hand mit einem einzigen Ansprechpartner in Problemfragen. Doch oft heißt es auch hier Kompromisse im Detail einzugehen – denn keine Software der Welt kann alles perfekt. Außerdem kommt man mit speziellen Anforderungen oft schnell an die Grenzen des Machbaren. Ein möglicher Weg ist hier eine All-In-One Lösung zu nutzen, die sich stark konfigurieren lässt und in komplexen Fällen womöglich sogar Individualentwicklung anbietet.

Wo beginne ich zu suchen?

Natürlich ist es naheliegend gerade zu Beginn Google zu bemühen, aber auch Fachzeitschriften enthalten oft interessante Hinweise zu möglichen ERP-Anbietern. Ein Messe-Besuch bietet die Möglichkeit aufkommende Fragen direkt mit den Anbietern zu klären. Doch unser Geheimtipp ist die persönliche Empfehlung. Unternehmen, die bereits mit einem oder vielleicht sogar mit mehreren ERP-Systemen gearbeitet haben, können am besten darüber berichten womit sie besonders zufrieden sind und wo Mängel herrschen.

Suchen Sie das persönliche Gespräch

Einer der wichtigsten Maßnahmen für langfristige Zufriedenheit, ist ganz bestimmt die persönliche Beratung. Das ERP stellt, wenn man so will, das Herz eines Unternehmens dar. Es bildet sämtliche überlebenswichtigen Kernprozesse digital ab und wie auch beim eigenen Herz, sollten für Eingriffe ausschließlich Fachmänner zu Rate gezogen werden, denen man auch vertraut.

Im Klartext heißt das: Nicht nur die Software selbst, sondern auch die Personen dahinter sollten einer eingehenden Prüfung unterzogen werden. Wer ist für mich zuständig? Wer leistet im Bedarfsfall Support? Wie lange bin ich gebunden? Herrscht eine grundlegende Sympathie und fühle ich mich fachlich gut aufgehoben. Auch sollte man bei den benötigten Abbildungsprozessen möglichst ins Detail gehen, die gewünschten Workflows genau beschreiben und herausfinden wie gut sich Vorstellung und Realität decken und ob es nicht vielleicht sogar Wege gibt an die man noch gar nicht gedacht hat.

Lernen Sie das System kennen

Jede Umstellung ist erstmals mühsam doch durch ein paar hilfreiche Tricks, hält sich der Aufwand in Grenzen. Die Verwendung von Echtdaten, auch während der Einschulung, hebt die Akzeptanz der Belegschaft enorm. Jemand der täglich mit dem Verkauf von Hardware-Komponenten zu tun hat, wird sich in einer Demo die Strickware vertreibt kaum zu recht finden.Ein heißer Tipp ist die Datenübernahme gleich zum Ausmisten zu nutzen. Es hat sich beispielsweise bewehrt, Personendaten „on demand“ anzulegen, also erst dann einzeln zu hinterlegen, wenn sie tatsächlich benötigt werden.

Um das Vertrauen in das System zu steigern empfiehlt es sich einen sogenannten „Key-User“ im eigenen Unternehmen bereitzustellen. Dieser wird besonders gut geschult und kann bei fragen kurz und unkompliziert den eigenen Mitarbeitern weiterhelfen. Er dient auch oft als Kontaktstelle zum Betreiber, da ein gemeinsames Grundverständnis dazu beitragen kann Probleme schneller und effizienter zu lösen. Ein weiterer sehr wichtiger Tipp ist die genaue Dokumentation der Schulung. Diese dient später als schnelles Nachschlagewerk, falls ein Work-Flow doch nicht so ganz genau in Erinnerung geblieben ist.

Bei weiteren Fragen stehen wir gerne beratend zur Seite.

Oh du köstliche Weihnachtszeit!

Auch heuer haben wir uns wieder für das Göttlesbrunner Ausnahme-Wirtshaus  DER jung WIRT entschieden und uns, im wahrsten Sinne des Wortes, quer durch die Karte gefressen.

Wie wir es bei 6 Leuten schafften, 8 Vorspeisen, 9 Hauptgänge und 6 Desserts zu essen (Gedeck und Gruß aus der Küche nicht einberechnet) bleibt uns (und vermutlich auch dem Koch) bis heute ein Rätsel. Doch alleine der ungläubige Blick des Kellners war die kulinarische Fiesta wert. Und schließlich hat man ja auch länger was davon wie zum Beispiel das Plus auf der Waage, welches uns mindestens noch bis Ostern begleiten wird.

Immer noch satt und zufrieden, startet es sich auch gleich viel entspannter in die Weihnachts-Feiertage und auch der Magen ist nun bestens vorbereitet auf die Schlemmereien die da noch kommen.  

Wir wünschen allen besinnliche Weihnachtsfeiertage und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

PS: Unsere Empfehlung zum Neujahrsvorsatz: Ein Besuch beim jung WIRT!

banibis wächst wieder!

Ein erfolgreiches Jahr 2019 neigt sich dem Ende zu und es wird Zeit Vorkehrungen für ein mindestens genau so produktives  Jahr 2020 zu treffen. Aus diesem Grund suchen wir mehrere Java Entwickler/innen um unseren wachsenden Kundenstock, gewohnt effizient betreuen zu können.

Wer ist banibis ?

banibis ist ein junges und dennoch überaus erfahrenes Software-Unternehmen mit Sitz im 20. Wiener Gemeinde Bezirk.

3 Jahre nach der Firmengründung (im Jahr 2006), erfolgte die Spezialisierung auf eine vollintegrierte, cloudbasierte ERP-Software, welche seither fortlaufend weiterentwickelt und optimiert wird.

Mit der absoluten Gleichstellung von Handels- und Dienstleistungsprozessen und der intelligenten Prozess-Fusion beider Sparten, schuf banibis ein erfolgreiches Nischen ERP-System.

Die Menschen hinter banibis

“Die banibis Sales-Pipeline

Die banibis Sales-Pipeline ist das perfekte Werkzeug um alle Sales-Tickets jederzeit im Blick zu haben. Durch die praktische Kanban Ansicht sind sämtliche Informationen aller bestehender Ticktes über Bearbeiter, Aufwand, Fortschritt, etc., sofort ersichtlich und nötige Handlungen können ohne viel Aufwand gesetzt werden. Die Spalte “Zusammenfassung” bietet einen schnellen Überblick alle offenen Salestickets, die benötigten Ressourcen, sowie die zu erwartenden Umsätze.

Das folgende Video vermittelt einen guten Eindruck des gesamten Sales-Ablaufes anhand eines Fallbeispiels:

Lead

Trifft ein Sales-Ticket ein, wird dieses automatisch in der Spalte “Lead” angelegt. Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Ticket, gelangt man direkt in die bisher erfolgte Konversation und kann auf Basis der jeweilige Information die nötigen Schritte in Form eines “ToDos” festhalten.

Auftragsabklärung

Wurde das eingegangene Ticket vervollständigt, wird es per einfachem Drag and Drop in die Spalte “Auftragserklärung” gezogen. Hier erfolgt die weitere Erfassung. Die Daten des Anfragestellers werden eingetragen und der Bearbeiter wird hinterlegt. Sind alle nötigen Informationen vorhanden, wird das Ticket in den Reiter “Angebot” geschoben.

 Angebot

In der Angebotsphase wird zuerst ein Projekt erstellt und anschließend das passende Angebot angelegt. Nach Fertigstellung wird dieses direkt aus dem System an den Kunden verschickt. Nimmt der Kunde das Angebot direkt an, kann das Ticket direkt in die Spalte “Gewonnen” verschoben werden. Möchte der Kunde noch Änderungen landet das Ticket in der Spalte “Nachverhandlung“. 

Nachverhandlung

Alle Informationen über die gewünschten Anpassungen entnimmt man wieder der integrierten Kommunikation. Anschließend wird das Angebot entsprechend abgeändert und ausgesandt.

 Gewonnen

Nachdem der Kunde das Angebot bestätigt hat gelangt das Ticket in die Spalte “Gewonnen“. Sobald mit der Umsetzung begonnen wird holt sich der jeweilige Bearbeiter das Ticket und schiebt es in die Spalte “Umsetzung“. 

Umsetzung

Wurde das Ticket erfolgreich umgesetzt wird es abgeschlossen und verschwindet somit aus der Pipeline.